اصول مدیریت :

در اقتصاد امروز نیاز به مدیرانی است که توان حرکت تشکیلات زیر نظر خود را به سمت اهداف شرکت داشته باشند. هدف از این مقاله نه تنها آشنایی با وظایف و نقش مدیران است بلکه پی بردن به سوء برداشت هایی است که در مورد مدیریت وجود دارد. مدیران اداره کننده و هماهنگ کننده منابع به طور موثر برای کسب اهداف سازمانی میباشد. مدیران کارهای شغلی خود را از طریق دیگران انجام می دهند و مسئولیت عملکرد گروهی آنها را به عهده دارند.

وظایف اصلی مدیران:

1- برنامه ریزی 2- سازماندهی 3- کارگزینی 4- راهنمایی و مربی گری کنترل نتایج در برابر اهداف هنری مینزبرگ در کتاب مدیریت کار مدیران نقش مدیران را تحت سه عنوان خلاصه کرده است:

1- تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده 2- تعامل با افراد 3- تصمیم سازی

مهارت های لازم برای مدیران:

1- راهنمایی و مربی گری 2- توانایی ارزش یابی خود 3- توانایی در جهت تفسیر اطلاعات  4- توانایی تعدیل رفتار شخصی 5- توانایی بیان شفاهی ایده ها6- توانایی بیان نوشتاری ایده ها 7- توانایی ایجاد احساس خوب 8- مقاومت در برابر فشارهای روانی در شرایط بحرانی 9- توانایی انجام کار در شرایط مبهم

یک واقعیت: تشریک مساعی (تجمیع منابع) و همکاری در بین مدیران منجر به موفقیت می گردد.

"مدیران به طور دائم به منظور حل مسائل در حال تصمیم گیری هستند"

فرایند تصمیم گیری شامل مراحل زیر است:

1- تعریف مسئله 2- تشخیص عوامل محدود کننده 3- تدوین راه حل های ممکن 4- تجزیه و تحلیل راه حلها 5- انتخاب بهترین راه حلها 6-اجرای تصمیم 7- ایجاد سیستم کنترل و نظارت

تعریف برنامه ریزی:

برنامه ریزی به معنای تعیین کننده اهداف سازمانی و معرفی وسایل لازم برای کسب آنهاست.

برنامه ریزی جواب گوی سوال های زیر خواهد بود:

1- چه کاری باید انجام شود 2- چه زمانی می خواهد به پایان رسد 3- کجا میبایستی انجام پذیرد 4- چه کسی مسئولیت آن را برعهده دارد 5- چگونه میبایستی انجام شود چه میزان انرژی و منابع مورد لزوم است.

هماهنگی و اهداف:

تمام سطوح مدیریتی میبایستی داری برنامه باشند تا با یکدیگر کار کنند و برای رسیدن به اهداف سازمانی یکدیگر را یاری نمایند.

به اهداف کلی در خصوص توسعه ماموریت واحدهای سازمانی اهداف استراژیکی و به اهداف میانی که به سمت اهداف مشخص تر جهت رسیدن به اهداف کلی می باشد اهداف تاکتیکی و توسعه دادن ساختارها برای رسیدن به این اهداف هدف های عملیاتی می نامند و برای رسیدن به این اهداف کلیه برنامه ریزان استراژیکی و تاکتیکی و عملیاتی بایستی در یک سلسله مراتب هماهنگ فعالیت نمایند که به این فرایند زنجیرۀ وسیله به هدف می گویند.

بطور خلاصه زنجیره وسیله به هدف اجرای برنامه های عملیاتی سبب رسیدن به برنامه های تاکتیکی و در نهایت به کسب برنامه های استراتژیک منجر می گردد.

برنامه عملیاتی آن است که یک مدیر برای انجام مسئولیتش به کار می برد .

یک رویه مجموعه ای از دستورات گام به گام است که چگونگی فعالیت ها یا وظایفی که باید انجام دهد را شرح می دهد.

یک قانون:یک بیان صریح است که می گوید چه کاری باید یا نباید انجام گیرد   

قانون بیانیۀ باید ها و نباید ها هستند که به مرحله اجرا در مآید تا به بهبود امنیت و رفتار یکسان مجموعه بیانجامد.

تفویض اختیارات مدیران به گروه در صورتی موفقیت آمیز است که بر اساس چهار اقدام زیر انجام پذیرد:

1- بطور مشخص و خاص برای افراد و اعضاء گروه تعیین وظایف شود.

2- به اعضاء گروه اختیارات لازم جهت مسئولیت داده شده واگذار شود.

3- اطمینان حاصل شود که اعضاء گروه مسئولیت پذیرند .

4- اعضا گروه در قبال کارهای واگذار شده پاسخگو باشند.

تیم:تیم ها هدف مشترک دارند. یک تیم متشکر از دو یا چند نفر از افراد است که بطور مرتب با هم در تعامل هستند و کارهایشان را به منظور رسیدن به اهداف متقابل هماهنگ می نمایند.

تیم های با عملکرد بالا یکمرتبه ظاهر نمیشوند بلکه آنها از طریق خودشان توسعه و پرورش میابند.

تیم های موفق دارای خصوصیات زیرهستند:

1- تیم دارای یک کانون عمومی است ، شامل اهداف شفاف و قابل فهم برنامه های عمل و راه های اندازه گیری موفقیت ها .

2- نقش ها و مسئولیت ها بطور شفاف برای هر عضو تعریف شده است.

3- هر عضوی انتظارات تعریف شده شفاف از دیگر عضوها دارد.

4- تیم بطور کامل کلیه منابع را به کار میگیرید.

5- اعضاء تفاوت های دیگران را در کمال صحت و سلامتی و راه های سازنده ارج می دهند.

6- تیم توانایی رسیدن به اهداف و کسب نتایج لازم را دارد.

برای ایجاد تیم های موفق مدیران لازم است از شش اشتباه زیان بخش در ساختر تیم اجتناب نمایند:

1- فوقدان مدل و الگو  2- عدم تشخیص نقاط قوت و ضعف اعضاء تیم

3- مداخله کوتاه مدت 4- ارزشیابی نکردن از پیشرفت 5- جدایی مربی

6- نشان دادن به اعلام تمام مسائل درونی (ساخت تیم نمی تواند موفق باشد مگر اینکه تضادها و مسائل بطور باز و شفاف مطرح شود و درباره آنها بطور صحیح بحث شود.

راه حل:یک مدیر میبایستی تمایل به شنیدن سخنان تیم درباره تأثیر رفتارش چه منفی و چه مثبت داشته باشد.    

بدترین کاری که یک سازمان میتواند انجام دهد این است که فرایند کار را شروع کند و از به رسمیت شناختن مدیر به عنوان یک بازیگر کلیدی امتناع ورزد.

اعضاء تیم موارد زیر را باید بدانند:

1- مأموریت کلی پروژه 2- مراحل اصلی مأموریت پروژه 3- منابع در اختیار آنها 4- پیشنویس اولیه از برنامه پروژه 5- مسئولیت های هر عضو پروژه 6- یک مجموعه اساسی از مأموریت تیم

انتخاب های راهبردی درمقابل مدیریت تضاد میتواند شامل موارد زیر باشد:

1- کنار کشیدن یا نادیده گرفتن تضاد 2- هموارکردن (تفاوت ها و اختلالفات را پایین آوردن) 3- مصالحه (صرف نظر کردن چیزی به منظور کسب چیز دیگر) 4- تلاش متقابل برای حل مسئله 5- مقابله (برای کلامی مکردن عدم توافقات ) 6- متوسل شدن به اهداف تیم 7- میانجیگری (خواستن شخص سومی برای میانجیگری)

نکته مهم: به تضاد میبایستی بعنوان یک فرصت نگریسته شود هنگامی که در ابتداد تضاد شناخته شد مدیران میتوانند از گسترش موارد کوچک وجزئی به موارد بزرگتر در محیط کاری جلوگیری کنند.

تهیه و تنظیم: سید هادی خوشبخت

منبع : اصول مدیریت    

نوشتۀ: الن.آ.بنوویتز